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Quels changements le nouveau Code des sociétés et des associations (CSA) a-t-il introduit en ce qui concerne l’assemblée générale (AG) dans une SRL et dans une SA non cotée ? De quoi devez-vous tenir compte si vous devez encore adapter les dispositions concernant l’AG conformément au nouveau CSA dans vos statuts ? Dans une SRL, pouvez-vous dorénavant attribuer des droits différents aux actions ? Quelles en sont les conséquences sur l’AG ?


Droits des actionnaires

Traitement égal, droits égaux ?

Tout d’abord, le CSA contient une disposition (art. 5:80 CSA ; art. 7:123 CSA) selon laquelle la société doit veiller à assurer l’égalité de traitement de tous les actionnaires qui se trouvent dans une situation identique. Cela ne signifie pas que toutes les actions doivent avoir les mêmes droits. Si rien n’est stipulé lors de la constitution ou de l’augmentation de capital, toute action a les mêmes droits : une voix et une part égale dans le bénéfice et le solde de liquidation (art. 5:41-5:42 CSA) .

L’ancienne règle impérative dans une SRL selon laquelle on avait une voix par action est donc dorénavant une règle supplétive. Vous pouvez donc y déroger. Il y a encore une règle impérative : la SRL et la SA doivent émettre au moins une action et une action au moins doit avoir le droit de vote (art. 5:40 CSA ; art. 7:46 CSA) . Dans une SRL (mais aussi dans une SA), il est donc dorénavant possible d’octroyer, dans les statuts, des droits différents aux actions, tant au niveau du droit de vote (simple ou multiple) qu’en matière de droit aux dividendes et de droit de préférence, etc.

Il importe alors, lors de l’assemblée générale, de mentionner ces droits dans le procès-verbal p.ex. en indiquant les catégories d’actions existantes et les droits qui y sont liés. Veillez donc à toujours avoir sous la main les derniers statuts de la société dans lesquels vous pouvez vérifier ces catégories et ces droits.

Exemple

Il est donc parfaitement possible d’octroyer à l’actionnaire A, qui apporte 5 000 €, 50 % des droits de vote et des droits aux dividendes, et à l’actionnaire B, qui apporte 50 000 €, les 50 % restants. Il est aussi possible d’octroyer 20 % des droits de vote et 60 % des droits aux dividendes à l’actionnaire A, qui fait un apport de 5 000 €, et 80 % des droits de vote et 40 % des droits aux dividendes à l’actionnaire B, qui apporte 5 000 €. Afin de pouvoir ultérieurement apporter des modifications aux droits de ces différentes classes d’actions, il faut une décision de l’assemblée générale, dans le respect des conditions de quorum et de majorité comme en cas de modification des statuts, et cela pour toute classe d’actions (art. 5:102 CSA ; art. 7:155 CSA) .

En pratique

Convocation : par qui ?

Tout comme avec l’ancien Code des sociétés (C. soc.), l’organe d’administration ou le commissaire convoque l’assemblée générale. Dorénavant, l’organe d’administration doit (ou en cas de refus, le commissaire) convoquer l’assemblée générale lorsque les actionnaires qui représentent 10 % du nombre d’actions émises le demandent. Sous le Code des sociétés, ce seuil était de 20 %. Il a donc maintenant été réduit.

Convocation : comment ?

Contrairement aux anciennes règles du C. soc, une assemblée générale peut être convoquée par simple lettre ou, si l’actionnaire a communiqué une adresse e-mail, par e-mail. Il est toutefois recommandé, pour des questions de preuve – lorsque l’actionnaire n’a pas communiqué d’adresse e-mail – d’envoyer la convocation par lettre recommandée. Dans une SA non cotée dans laquelle toutes les actions ne sont pas nominatives, des conditions plus strictes sont applicables.

AG à distance

Sous le nouveau CSA, les actionnaires d’une SRL ou d’une SA peuvent aussi, même sans clause statutaire, prendre des décisions unanimes par écrit, sauf si la loi prescrit un acte authentique. Si c’est prévu statutairement, les actionnaires peuvent participer à distance à l’AG via un moyen de communication électronique (art. 5:89 CSA ; art. 7:137 CSA) . Il est ainsi possible de tenir une AG par vidéoconférence. Cela exige que cette manière de délibérer et de décider soit inscrite dans vos statuts. Tous les actionnaires doivent alors être en état de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer.

Si l’organe de gestion veut convoquer une AG qui se tiendra à distance, la convocation doit contenir une description claire et précise des procédures (statutaires) établies concernant la participation à distance.

Demande écrite

Les actionnaires peuvent, à partir du moment où l’assemblée générale est convoquée, poser des questions écrites par e-mail. Les réponses à ces questions doivent être données lors de l’AG.

Représentation

En principe, un actionnaire peut se faire représenter à l’AG d’une SRL par un mandataire qui ne doit pas être actionnaire. Les statuts peuvent toutefois déroger à cela et p.ex. prévoir qu’un actionnaire ne peut se faire représenter que par un autre actionnaire. Dans une SA, il y a des règles spécifiques concernant les procurations (art. 7:142 s. CSA) . Les statuts peuvent aussi prévoir que les actionnaires peuvent voter au préalable par écrit, dans une SA même via le site Web de la société (art. 7:146 CSA) . Un tel vote par écrit reste valable dans une SRL pour chaque assemblée générale suivante dans la mesure où il y est traité des mêmes points de l’ordre du jour, sauf si la société est informée d’une cession des actions concernées (art. 5:95 CSA) .

Quorum de vote

On ne tient plus compte des abstentions pour une modification des statuts. En ce qui concerne le quorum de présence, les actions sans droit de vote ou dont le droit de vote est suspendu ne sont pas prises en compte (sauf dans les cas où ces actions ont tout de même un droit de vote en vertu des statuts ou de la loi).

Pour les modifications des statuts s’applique (encore toujours) un quorum de présence des actionnaires qui représentent au moins la moitié du nombre total d’actions émises. Si cette condition n’est pas remplie, une deuxième convocation est exigée (comme anciennement). Une modification n’est (encore toujours) admise que lorsqu’elle réunit les trois quarts (75 %) des voix exprimées.

Une nouveauté est que les abstentions ne sont pas prises en compte ni au numérateur ni au dénominateur pour le calcul des voix (art. 5:100 CSA) . Idem pour une modification de l’objet de la société (art. 5:101 CSA ; art. 7:153 CSA) , étant entendu qu’une majorité de 4/5 (80 %) des voix exprimées est requise.

Procès-verbal et liste des présences

Vous devez également tenir une liste des présences. Si les statuts le permettent, quiconque a participé à l’AG ou s’y est fait représenter peut consulter cette liste. Le procès-verbal de l’AG doit également être conservé. Celui-ci détaille de la manière la plus précise la composition du bureau (si un bureau est composé), mentionne les points à l’ordre du jour et dans une SA également les projets de décisions, et rend compte des délibérations (cela ne doit pas se faire mot à mot, mais doit être précis) et des résultats des votes. Si un ou plusieurs actionnaires souhaitent faire des commentaires, il est préférable de les inclure dans ce procès-verbal. Le procès-verbal est signé par les membres du bureau et par les actionnaires qui le demandent.

P. Wauman

Avocat associé Truyens Advocaten

Conseils

Dans une SRL également, existe à présent la possibilité de déroger à la règle «une action, une voix». Les droits aux dividendes et autres droits liés aux actions peuvent aussi être librement réglés dans les statuts.
Si vos statuts le prévoient, vous pouvez tenir une assemblée générale à distance via un moyen de communication électronique. Les statuts doivent décrire précisément cette méthode de délibération et la convocation doit également l’indiquer. Dans une SA, il est même possible de voter via le site Web de la société.
En cas de modification des statuts, on ne tient plus compte des abstentions dans le numérateur ou dans le dénominateur pour le calcul des voix.
L’organe d’administration doit à présent convoquer une assemblée générale dès que 10 % (avant 20 %) des actionnaires le demandent.

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