Voici un sujet de nettoyage de printemps qui est souvent évoqué par les indépendants soucieux de vouloir se soulager d’archives encombrantes !
Bien que la tendance à la mode est la digitalisation des documents justificatifs comptables, il n’en demeure pas moins que la plupart des indépendants disposent encore d’archives sur support papier.
La durée de détention dépend quelque peu de la matière concernée.
Le délai
Le délai général est de 7 ans.
Le délai s’étant jusqu’à l’expiration de la septième année ou du septième exercice comptable qui suit la période imposable. (les documents de 2017 doivent être conservés jusqu’en 2024)
Référence comptable :
L’article 9 AR du 12/09/1983 (modifié par l’AR du 25/10/2005), précise que le support utilisé pour la conservation des livres et journaux doit assurer l'inaltérabilité et l'accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la durée de conservation prescrite.
Attention toutefois si la comptabilité est tenue électroniquement, on doit conserver non seulement les fichiers contenant les livres, mais aussi les programmes et les systèmes qui permettent de les lire durant cette période de 7 ans.
Référence fiscale en impôts directs :
article 315 alinéa 3 du CIR 92
Référence fiscale en TVA :
article 60 § 3 et § 4 du code TVA
Un délai allongé à 15 ans pour tous les documents relatifs à des immeubles pour lesquels il est possible d’encore opérer une révision de la déduction.
Attention pour les factures d’investissements, le délai de 7 ans est en réalité prolongé de la durée d’amortissement du bien (année dernier amortissement + 7 ans).
Autre cas de figure important dans le cas des imputations des pertes reportées, il faut conserver la comptabilité du ou des exercices pendant lesquels la perte a été enregistrée.
Pour les entreprises disposant de personnel, pour les documents sociaux, le délai général de conservation est de 5 ans.
Quels sont les documents concernés ?
A la base l’entreprise doit conserver tous les documents nécessaires à la détermination de ses revenus imposables. Par « documents », il faut entendre toutes les pièces qui ont permis de remplir la déclaration fiscale.
On pensera notamment :
- la comptabilité de la société (bilan, comptes de résultat, décision de l’AG, registre des actionnaires,…).
- Les pièces justificatives des écritures comptables (factures d’achat, factures de vente, devis, bons de commande, bons de livraison, documents de transport, extraits de comptes bancaires,…)
- les fiches de salaires
- les documents justificatifs des frais revendiqués (factures, tickets,…)
- Les agendas
- la correspondance
Le lieu de conservation
L’entreprise doit conserver et laisser à la disposition de l’administration les documents (comptabilité et documents d’analyse, de programmation et d’exploitation du système informatique), dans le bureau, l’agence, la succursale ou tout autre local professionnel ou privé où ces livres et documents ont été tenus, établis ou adressés.
Ce sera généralement au domicile fiscal de l’entreprise.
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