En principe, votre société peut déduire intégralement une indemnité forfaitaire de frais, mais en pratique, il semble que le fisc veuille limiter la déduction si le forfait inclut, entre autres, des frais de restaurant. Est-ce justifié ?
Une indemnité forfaitaire de frais
Cela peut être forfaitaire ? Bien sûr. Le fisc ne peut rien y redire : il l’a expressément accepté pour les administrateurs et gérants de société (Com. IR, 32/3) . Et cette indemnité mensuelle de frais que vous verse votre société peut être d’un montant fixe, que vous avez donc fixé forfaitairement.
Attention ! Si vous êtes en nom personnel, vous ne pouvez pas vous attribuer une telle indemnité de frais. Bien en attribuer une à votre personnel.
Pas de tickets, souches, etc. à conserver ? Le grand avantage, en effet, c’est de ne pas avoir à prouver que le montant forfaitaire de votre indemnité de frais correspond à des frais réellement exposés. Si votre société vous verse une indemnité forfaitaire de frais de 200 € par mois, elle n’a pas à démontrer chaque mois que vous avez effectivement assumé personnellement 200 € de dépenses qui lui sont propres.
De combien peut être ce forfait ? Voilà un point délicat, car il n’existe pas de montants fixes, valables pour tous. En général, le fisc accepte des montants de 200 à 300 €. Au-delà, il pourrait commencer à se montrer réticent... Bien sûr, tout dépend aussi de l’activité de votre société et/ou de la fonction que vous y occupez.
À étayer ! N’y allez, de préférence, pas de façon arbitraire. Que votre société ne vous verse pas ainsi un montant fixe mensuel au hasard. Non, veillez à l’étayer d’une façon ou l’autre.
Conseil 1. Pour cela, conservez durant quelques mois toutes les pièces justificatives pertinentes : notes de restaurant, tickets de parking, frais de petit matériel de bureau, etc. L’échantillon ainsi composé constitue alors une bonne preuve.
Conseil 2. Vous pouvez aussi conclure un accord avec votre contrôleur sur le montant de ce forfait.
Y compris des frais de restaurant et de représentation ? Oui, votre forfait peut aussi inclure de tels frais. Votre société a certes sa propre carte de crédit, mais il peut vous arriver néanmoins de payer de tels frais avec votre carte personnelle, pour quelque raison que ce soit.
Intégralement déductible ?
C’est le principe général, en effet. Une telle indemnité forfaitaire de frais, votre société peut la déduire intégralement et elle est pour vous totalement exonérée d’impôt. C’est en effet un forfait pour lequel il n’est pas possible de préciser exactement les frais qu’il défraie chaque mois.
Y compris les frais de restaurant qu’il inclut ? Absolument ! Le contrôleur qui soutient qu’une partie de l’indemnité a trait à des frais de restaurant et n’est dès lors déductible qu’à 69 % est complètement à côté de la plaque, vu qu’il ne sait pas combien de frais de restaurant le forfait inclut de mois en mois.
Conseil. Il en est ainsi même si vous avez notamment étayé votre forfait par des pièces justificatives de frais de restaurant. Cela n’implique en effet pas que vous avez de tels frais chaque mois, ni chaque mois du même montant.
Attention ! Si vous concluez un accord avec votre contrôleur sur le montant de votre indemnité de frais et acceptez que sa déduction soit en partie limitée, c’est parfaitement régulier et pas moyen dès lors d’en contester l’application par la suite.
Le propre d’une indemnité forfaitaire de frais, c’est qu’on ne doit, ni ne peut démontrer chaque mois le type et le montant de dépenses qu’elle défraie. Même si votre société en a étayé le montant de pièces justificatives incluant des frais de restaurant, elle peut néanmoins déduire ce montant intégralement.
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