Un dividende ou un intérêt vous coûte 27 % d’impôt depuis le 01.01.2016 et il n’y a guère eu de virage fiscal pour votre rémunération. Ne pourriez-vous pas augmenter votre indemnité de frais ? Qu’en dit la Commission de ruling ?
Une indemnité forfaitaire de frais
Des frais propres à votre société. Si vous payez vous-même des frais qui incombent en fait à votre société, elle peut vous les rembourser et déduire ce remboursement dans la mesure où les frais remboursés ne sont pas soumis à une limite de déduction. Pour vous, ce remboursement est exonéré d’impôt.
Un remboursement forfaitaire. Votre société peut vous rembourser de tels frais sur pièces, mais tout autant vous verser un montant mensuel forfaitaire à titre de remboursement global.
Qu’en dit la Commission de ruling ?
Quels frais ? La Commission de ruling distingue en général différents types de frais qu’une telle indemnité permet de rembourser. Exemples : frais d’un bureau à domicile, frais de voiture secondaires, frais de représentation, frais de documentation, frais de route, menues dépenses (pourboires p.ex.), vestiaires, etc.
Quel montant ? En général, les salariés percevant une indemnité de frais sont subdivisés en catégories suivant leur fonction et leurs tâches. Des montants sont ensuite fixés par catégorie et type de frais, puis additionnés. Pour certaines catégories de salariés, l’indemnité de frais totale peut atteindre parfois plus de 400 € par mois. Voilà qui n’est tout de même pas mince...
Une telle indemnité pour vous aussi ?
Possible ? Oui, à la condition bien sûr que vous payiez effectivement vous-même des frais qui incombent en fait à votre société.
Conseil. C’est possible même si vous ne perceviez pas d’indemnité de frais jusqu’ici ou pas une indemnité forfaitaire.
Devez-vous alors demander un ruling ? Vous le pouvez, mais ne le devez pas. La déduction d’une indemnité de frais ne dépend pas d’une approbation de la Commission de ruling.
Pouvez-vous vous baser sur les rulings ?Oui et non... Un ruling n’a d’effet que pour celui qui l’a demandé. Vous ne pouvez donc pas vous l’approprier ainsi, mais bien par contre vous en inspirer. Si votre indemnité ne dépasse pas ce que la Commission de ruling accepte en moyenne, vous pourrez, en cas de discussion avec un contrôleur, lui démontrer clairement au moyen de ces rulings que vous êtes resté raisonnable.
Plus besoin de rien justifier ? Si ! La seule référence aux rulings ne vous tirera pas d’affaire. Vous devez toujours être en mesure de démontrer que l’indemnité rembourse bien des frais que vous avez réellement faits pour votre société.
Conseil 1. Notez, durant p.ex. trois mois, les frais de votre société que vous avez payés à sa place. Conservez-en des preuves suffisantes. Au terme de cette période, additionnez le tout et calculez une moyenne mensuelle qui sert ensuite de base au paiement d’une indemnité forfaitaire de frais tout au long de l’année.
Conseil 2. Consultez le tableau mis en ligne sur notre site Internet pour ne pas oublier de frais.
En général, la Commission de ruling accepte facilement une indemnité forfaitaire de frais, et même de plus de 400 € par mois parfois. Inspirez-vous de ses rulings, mais sachez justifier (le montant de) votre indemnité en conservant durant quelque temps une trace des frais que vous avez payés pour votre société.