Une nouvelle obligation pour les indemnités de frais

Nouvelle obligation depuis 2022

Les frais propres à l’employeur. Un remboursement de «frais propres à l’employeur» n’étant pas la rétribution de prestations de travail, ce n’est donc pas un «salaire» ou de la «rémunération». Il s’agit en fait d’un remboursement (exonéré d’impôt) de frais qui sont professionnels pour l’entreprise/l’employeur. Le remboursement de tels frais peut se faire sur la base de justificatifs (indemnité de frais variable), mais bien des entreprises optent pour un forfait périodique (souvent mensuel), donc une indemnité fixe. Ou une combinaison des deux.

L’obligation liée à la fiche jusqu’en 2021. Jusqu’à l’année de revenus 2021, il suffisait de mentionner «OUI» sur la fiche fiscale 281.10/281.20 si vous aviez perçu une indemnité de frais forfaitaire basée sur des normes sérieuses» et/ou une indemnité de frais basée sur des frais réels et prouvés. Le montant de l’indemnité ne devait être indiqué sur la fiche fiscale que s’il n’avait pas été établi suivant des normes sérieuses.

Et depuis 2022 ? Pour les remboursements faits à partir de l’année de revenus 2022, il faut aussi indiquer le montant des indemnités forfaitaires, ainsi que des indemnités variables (basées sur des justificatifs) sur la fiche fiscale.

Attention 1 ! En cas de déclaration inexacte ou incomplète d’une indemnité de frais forfaitaire , votre société ne pourra plus la déduire et risque en outre d’écoper d’une amende de 50 à 1 250 €.

Attention 2 ! En cas de déclaration inexacte ou incomplète d’une indemnité variable basée sur des justificatifs , le fisc ne peut appliquer qu’une amende de 50 à 1 250 € à votre société, mais en principe pas lui refuser la déduction de l’indemnité.

Formalités administratives

Le secrétariat social. Dans bien des cas, c’est lui qui établit les fiches fiscales de votre société. Jusqu’à l’année de revenus 2021, celle-ci ne devait lui communiquer, pour lui permettre d’établir les fiches 281.10 et 281.20, que le montant des indemnités de frais forfaitaires qui n’étaient pas établies suivant des «normes sérieuses» (si c’était d’application. Dès 2022, il faudra le faire aussi pour les autres remboursements de frais (de restaurant p.ex.), et ce par travailleur !

Comment éviter ces formalités administratives ? Depuis le 1er janvier 2022, c’est en évitant autant que possible les remboursements de frais aux salariés et dirigeants. Ce qui est possible p.ex. en ne se servant plus que de cartes carburant, en donnant une carte de crédit professionnelle aux travailleurs qui doivent p.ex. payer régulièrement des repas d’affaires, en payant des frais de parking au moyen d’une telle carte de crédit ou de l’app 4411 (le décompte aboutit alors sur la facture téléphonique au nom de l’entreprise).